La réponse en trente secondes
Aucun article ne vous impose de tenir un « registre IA » si vous vous contentez d’utiliser des outils courants. Ce n’est donc pas une obligation — c’est le seul document qui vous permette de savoir ce que vous avez, de repérer le jour où un usage bascule vers le haut risque, et de prouver, si on vous le demande, que vous avez pris les choses au sérieux. Une feuille de calcul suffit.
Les sept colonnes qui suffisent
- L’outil — son nom, sa version, son éditeur.
- À quoi il sert — en une phrase, dans les mots du métier, pas ceux de l’informatique.
- Qui l’utilise — le service, et le nombre de personnes.
- Les données qu’il reçoit — et surtout : contient-il des données personnelles ou confidentielles ?
- Votre rôle — déployeur, fournisseur, importateur.
- Le niveau de contrôle humain — la décision est-elle relue par quelqu’un, et par qui ?
- Le responsable — un nom, pas un service.
Ajoutez une huitième colonne si vous voulez gagner du temps plus tard : la date de la dernière revue.
Les usages invisibles, qui sont le vrai sujet
Le registre qui ne recense que les outils achetés par la direction est un registre faux. Dans presque toutes les entreprises, l’IA est entrée par trois portes que personne n’a ouvertes officiellement :
- Les comptes personnels — un collaborateur utilise son propre abonnement à un assistant génératif pour aller plus vite.
- Les fonctions ajoutées à des logiciels que vous aviez déjà : résumé automatique dans la messagerie, transcription dans l’outil de visioconférence, suggestions dans le traitement de texte.
- Les outils gratuits découverts sur le web pour une tâche ponctuelle — retoucher une image, traduire un contrat, générer un texte.
La bonne méthode n’est pas un questionnaire, c’est une conversation de vingt minutes par service, avec une question simple : « qu’est-ce qui vous fait gagner du temps depuis six mois ? ». Les réponses ne figurent jamais dans les factures.
Un exemple concret
Une PME de trente personnes pensait avoir deux outils d’IA. Après un tour des services : un assistant génératif utilisé par la moitié du bureau sur des comptes personnels, une transcription automatique de réunions activée par défaut, un outil de retouche photo au marketing, un module de scoring dans le logiciel commercial, et un tri automatique des candidatures dans l’outil de recrutement. Cinq usages, dont un à haut risque. Aucun n’était documenté.
Ce que vous pouvez faire dès demain
- Créez le tableau et remplissez-le pour trois outils seulement — commencer petit vaut mieux que ne jamais commencer.
- Faites le tour des services avec la question sur le gain de temps.
- Nommez un responsable, une seule personne, et inscrivez la date de la prochaine revue.
Les erreurs fréquentes
Confondre avec le registre RGPD. Ce sont deux documents différents : l’un recense des traitements de données personnelles, l’autre des systèmes d’IA. Ils se recoupent souvent, ils ne se remplacent jamais.
Le faire une fois. Un registre non revu vieillit en trois mois — c’est le rythme auquel les éditeurs ajoutent des fonctions d’IA à des logiciels que vous utilisez déjà.
Le confier à l’informatique seule. Le service informatique connaît les licences, pas les usages. Ce sont les métiers qui savent.
Votre prochaine action
Confrontez cette fiche à votre usage réel puis posez votre question à la communauté si un point reste incertain.
Interroger la communauté →Sources de référence
Pour aller plus loin
Fiche rédigée à partir du texte consolidé du règlement (UE) 2024/1689 dans sa version du 27 juillet 2026. Vérifiée le 26 août 2026. Information générale : elle ne constitue pas un conseil juridique individualisé.